Kases sistēmas uzņēmumiem Latvijā – pilns ceļvedis no A līdz Z

Kas ir kases sistēma un kā tā darbojas?

Definīcija un atšķirība no parastā kases aparāta

Kases aparāts (EKA) ir vienkārša, bieži vien autonomā ierīce ar fiskālo bloku un čeku printeri, kas izsniedz čeku un glabā darījuma datus atbilstoši VID prasībām. Savukārt kases sistēma ir plašāks jēdziens: tā ir aparatūras un programmatūras kombinācija, kas apvieno pārdošanas punktu (POS), noliktavas uzskaiti, darbinieku tiesības, cenu un akciju pārvaldību, rēķinu izrakstīšanu, atskaites, integrācijas ar grāmatvedību un maksājumu kanāliem. Rezultātā kases sistēma nodrošina ne tikai čeka izdrukāšanu, bet arī operatīvu biznesa vadību un kontroli.

Galvenās sastāvdaļas

• POS terminālis – dators vai planšete ar POS programmu (pārdošanas interfeiss kasierim/servitora darbam).
• Fiskālais modulis – nodrošina darījumu fiksēšanu un neatgriezenisku uzglabāšanu atbilstoši regulējumam; bieži integrēts EKA vai kā atsevišķs bloks.
• Čeku/printera bloks – termo printeris čeku, kvīšu, pasūtījumu vai pavaddokumentu drukāšanai.
• Maksājumu terminālis – bankas karšu pieņemšanai; arvien biežāk – arī bezkontakta un mobilo maksu (Apple Pay/Google Pay) atbalsts.
• Noliktavas un cenu katalogs – preču kartītes, svītrkodi, komplektēšana, cenas, atlaides, akcijas.
• Tīkls un mākonis – sinhronizācija starp kasēm, attālinātas atskaites, datu rezerves kopijas, integrācijas ar ārējām sistēmām.

Tipiska darba plūsma (no pirkuma līdz atskaitei)

1. Kasieris atrod preci POS interfeisā (vai noskenē svītrkodu), piemēro atlaidi un izvēlas maksājuma veidu.
2. Darījums tiek nodots fiskālajam blokam, čeks tiek izdrukāts čeku printerī, un informācija tiek droši saglabāta.
3. Noliktavas atlikumi atjaunojas, grāmatvedībai veidojas iegrāmatojuma dati, vadītājs redz apgrozījuma atskaites.
4. Dienas noslēgumā tiek veidotas X/Z atskaites, eksporti uz grāmatvedības sistēmu un PVN atskaišu sagataves.

Atbilstība VID un iekšējās kontroles nozīme

Neatkarīgi no izvēlētās arhitektūras, kases sistēmai jānodrošina atbilstība spēkā esošajiem noteikumiem (fiskālie dati, neatgriezeniskums, atskaišu ģenerēšana, čeku elementi u. tml.). Ieteicams ieviest iekšējās kontroles politiku: datu piekļuves līmeņi, čeku anulēšanas/atgriešanas procedūras, regulāra datu eksporta kopiju veidošana un atbildīgo personu noteikšana. Tas samazina kļūdu, krāpšanas vai datu zuduma risku.

Drošība un datu aizsardzība

• Lietotāju tiesības: katram darbiniekam savs profils un lomas; kritiskas darbības – ar PIN vai kartes autentifikāciju.
• Šifrēšana un žurnālfaili: datu pārsūtīšana pa drošiem kanāliem; piekļuves un operāciju audita pēdas.
• Rezerves kopijas: automātiskas rezerves gan lokāli, gan mākonī; atkopšanas plāns incidentu gadījumam.
• Uzturēšana: regulāri atjauninājumi, firmware un POS programmas drošības ielāpi.

Šie principi nav “papildus ērtība” – tie ir pamatnosacījumi kases sistēmai, kas grib kalpot ilgtermiņā bez dīkstāvēm un ar zemu risku. Ja meklējat partneri ieviešanai vai migrācijai, droši sazinieties ar mums: kases sistēmu noma, pārdošana un serviss visā Latvijā.

Kases sistēmu veidi Latvijā

1) Elektroniskie kases aparāti (EKA) ar fiskālo moduli

Visizplatītākais starta risinājums mazajiem uzņēmumiem. Kompakta ierīce ar iebūvētu fiskālo bloku un čeku printeri, bieži vien bez sarežģītām integrācijām. Piemērots kioskiem, nelielām darbnīcām, mobilai tirdzniecībai, ielu tirdzniecībai. Modernākie modeļi atbalsta loģiskas preču grupas, QR elementus uz čeka un vienkāršas atskaites.

2) POS kases sistēmas (mazumtirdzniecībai, HoReCa)

POS (Point of Sale) kases sistēmas ir elastīgi risinājumi, kuros galvenā loma ir programmatūrai un saskarnei ar pārdevēju/servitoru. Tie atbalsta vairākas tirdzniecības zāles, galdus, pasūtījumu sadalīšanu, virtuves printerus, piegādes un atgriešanas plūsmas, lojalitātes programmas un kompleksas atlaides. POS sistēmas ļauj precīzi definēt lietotāju tiesības, laika uzskaiti un KPI, kā arī integrācijas ar noliktavu, grāmatvedību un interneta veikalu.

3) Tiešsaistes (mākoņa) kases sistēmas

Mākoņrisinājumi nodrošina, ka dati tiek sinhronizēti starp tirdzniecības vietām un ir pieejami vadībai jebkurā laikā. Tas ir īpaši ērti franšīzēm, tīkla veikaliem un tiem, kas strādā ar sezonālām vietām: jauna kase tiek aktivizēta ar profila pieslēgumu, bez laikietilpīgas lokālās instalācijas. Mākonis arī atvieglo atjauninājumus, ļaujot uzturēt vienādu funkcionalitāti visām kasēm.

4) Mobilās kases sistēmas

Portatīvi aparāti (ar akumulatoru un GSM/Wi-Fi) ir pieprasīti piegādes uzņēmumos, izbraukuma tirdzniecībā, pasākumos. Tie ļauj izsniegt čeku un pieņemt maksājumus tur, kur nav fiksēta darba vieta. Mobilās kases sistēmas bieži savienojas ar telefonu vai planšeti, izmantojot aplikāciju, un nodrošina datu nodošanu centrālajam birojam.

5) Nozarēm pielāgoti risinājumi

• HoReCa: galdu karte, dalītie čeki, virtuves ticketing, piegāžu modulis.
• Mazumtirdzniecība: svītrkodu skeneri, cenu svari, komplektēšana, akciju un lojalitātes pārvaldība.
• Pakalpojumi: priekšapmaksas, dāvanu kartes, pakalpojumu norišu grafiki.

Salīdzinājums: kura klase kam piemērota?

Izvēles kritēriji praksē

• Transakciju apjoms un virsotnes stundās (spēja apkalpot rindu bez dīkstāvēm).
• Noliktavas sarežģītība: komplekti, svērumi, derīguma termiņi, partijas.
• Integrācijas ar grāmatvedību, interneta veikalu, piegādes platformām.
• Mobilitāte: vai nepieciešams strādāt ārpus veikala?
• Budžets: iegāde vs noma, programmatūras licences, servisa plāns.

Ja šobrīd strādājat ar vienkāršu EKA, bet pieaug preču klāsts un vajadzība pēc atskaitēm, bieži izdevīgāks ir solis uz POS/mākoni, nevis mēģinājumi “pārprogrammēt” veco aparātu. Mēs palīdzam ar migrāciju, datu pārnesi un apmācībām: kases aparāti un sistēmas, aprīkojums, printeru un perifērijas serviss.

Ko darīt tālāk?

Nosakiet 3–5 būtiskākās prasības jūsu biznesam (integrācijas, mobilitāte, atskaites, budžets) un piesakiet bezmaksas konsultāciju. Mēs sagatavosim 2–3 piemērotus variantus ar kopējām īpašumtiesību izmaksām (TCO) un skaidru ieviešanas grafiku.

Sazināties ar speciālistu